Электронная транспортная накладная: ФНС объяснила, как указывать товары из ЕГАИС, «Честного знака» и «ВетИС»

Что произошло

2 ноября 2026 года ФНС России сообщила о рекомендациях по заполнению сведений о товаре, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе. Речь об электронной транспортной накладной и электронном путевом листе.

Рекомендации согласованы с операторами этих систем. По замыслу службы, это поможет одинаково доработать программы у государственных систем, участников перевозок и операторов электронных перевозочных документов.

Что именно рекомендует служба

Коды систем. Нужно корректно указывать коды государственных информационных систем и идентификационные номера учетных единиц. Для этого применяется классификатор. В него входят ЕГАИС, ГИС МТ (система «Честный знак»), ФГИС «ВетИС», ФГИС лесного комплекса, ФГИС «Зерно» и ФГИС «Северный завоз».

Если систем несколько. Товар может подлежать учету сразу в нескольких системах. Тогда в строке «Наименования государственной системы» указывают коды из классификатора через запятую, без пробелов и переноса строк до и после разделителя. Дополнительно применяется признак множественности строки идентификационного номера учетной единицы.

Статус. ФНС прямо пишет: рекомендации не предполагают обязательного отражения этих сведений. Они лишь разъясняют возможности заполнения в уже утвержденных форматах.

Что это значит для бизнеса

Формально ничего не поменялось: новых штрафов и обязанностей сообщение не вводит. Практический смысл в другом. Если поставщик программы будет дорабатывать систему по этим рекомендациям, данные из накладной смогут лучше стыковаться с данными в госсистемах. Это снижает риск расхождений при проверке груза.

Больше всего это касается:

• перевозчиков, которые возят алкоголь, маркированные товары, продукцию животного происхождения, лес и зерно;
• оптовых компаний и производителей, которые сами выписывают документы;
• бухгалтерий, сверяющих накладные с документами в ЕГАИС, «Честном знаке» и «ВетИС».

Считаем на примере

Цифры условные. Допустим, компания оформляет 200 электронных накладных в месяц, из них 5% возвращаются на исправление из-за расхождений в данных по товару. Это 10 документов. Если на каждое исправление уходит 30 минут работы логиста и 15 минут простоя машины, то за месяц это 5 часов логиста и 2,5 часа простоя. При стоимости часа логиста 500 рублей, а часа простоя 1 000 рублей потери составят 2 500 + 2 500 = 5 000 рублей в месяц. Сумма небольшая, но она растет вместе с числом рейсов, а простой может сорвать окно выгрузки.

Что делать

1. Спросите поставщика программы, планирует ли он поддержать рекомендации и когда.
2. Проверьте шаблон накладной. Если товар учитывается сразу в двух системах, посмотрите, как у вас заполняется строка кодов: через запятую без пробелов или как-то иначе.
3. Договоритесь с контрагентами, кто указывает идентификационные номера: отправитель или перевозчик.
4. Не переделывайте процессы срочно. Обязанности нет, поэтому обновление можно провести в плановом порядке и сначала проверить на небольшой партии документов.

Вопросы и ответы

Будет ли штраф, если не заполнить эти сведения?

Служба прямо указывает, что рекомендации не предполагают обязательного отражения таких сведений. Новых штрафов сообщение не вводит. Но проверьте требования самих систем учета: у них свои правила для маркированных товаров, алкоголя или зерна.

Если товар учитывается только в одной системе?

Тогда в строке указывается один код из классификатора, разделитель не нужен.

Где взять классификатор кодов?

Он приведен в письме ФНС с рекомендациями. Самый простой способ — спросить оператора электронного документооборота, поддерживает ли он актуальные коды. Если вы работаете с несколькими операторами, задайте этот вопрос каждому: данные должны совпадать у всех участников перевозки.